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关闭窗口 1、成立邮展办事机构
为使邮展的筹备工作顺利进行，按计划完成各项准备工作，可在邮展办公室下分设若干工作小组。各小组设组长一名，组员若干，并制定各自的工作项目。
秘书组
①起草邮展通知，拟定邮展特别规则；
②及时筹备组委会会议；
③起草开幕、闭幕式有关发言；
④邀请领导人及社会知名人士题词及出席有关活动；
⑤检查、协调各组工作；
⑥起草工作简报、起草工作总结；
⑦安排展期大型活动，组织落实展期值班工作；
⑧处理群众来信、来访。
展品征集组
①负责各类别展品的征集工作；
②下发邮展相关文件 、报名表；
③对展品进行会审，确定参展展品，寄发参展通知书；
④联系租用展场，制定展场总体规划，绘制平面图；
⑤准备好展场所需的物质条件，包括展柜、展框等一切设施；
⑥设计制作奖品，印制各类聘书、证书、征集特别奖；
⑦设计、编辑展品目录，获奖目录；
⑧制作广告牌、会标、前言牌、指示牌；
⑨组织安排展场咨询工作。
评审组
①组织评审委员会；
②设计、印制评审表；
③组织落实评审工作；
④提出评审工作报告；
⑤配合其他组，召开发奖大会。
外事组
①掌握FIP、FIAP及其他国际集邮组织的负责人及有关部门的通讯地址并保持联系；
②与外事部门保持联系，负责解决入关、签证、金融、外国邮商的相关事项；
③接待、陪同外宾，安排好外宾的食宿行等工作；
④安排翻译有关文件、往来信函及宣传材料；
⑤协助各部门完成涉外活动。
宣传报导组
①制定实施新闻发布会方案；
②安排好宣传工计划，协助各新闻部门做好宣传工作；
③组织制作录相片；
④做好各项活动的宣传报告工作，在展场内安排播放声像节目，发放宣传材料。
安全保卫组
①负责与各保卫部门的联系，共同制定保卫工作方案；
②做好展期的日常保卫工作，做好防火、防盗、防挤等工作；
③负责工作人员的各类证件的设计、制作、发放工作。
后勤接待组
①制定邮展的财务预算；
②联系安排工作人员的住宿、伙食、交通等项工作；
③安排好各项大型活动的物质条件；
④负责往来人员的接送工作，预定车船机票；
⑤各类纪念品的分发工作；
⑥接收、保管好一切与邮展相关的物资、如各种材料、奖牌。
公共关系组
①负责制定集资方案，并进行集资；
②负责酬谢资助单位及个人，做好接待工作；
③负责征集广告；
④负责与社会各界的联络。
邮品组
①各类邮品、纪念品的设计与制作；
②安排好销售厅，做好招商工作，负责办理手续；
③负责与工商、税务方面的联系；
④安排好临时邮局；
⑤出售各种邮品、纪念品。
2、组委会会议的筹备
为使邮展筹备工作顺利进行，要尽早召开邮展组委会会议。FIP世界或国际邮展的第一次组委会会议可在邮展举办前的2—3年内召开；全国邮展的组委会第一次会议可在一年前召开。
第一次组委会会议非常重要，会议应周密安排，尽量邀请所有组委到会。因此在会前，要与相关单位共同协调会议召开时间，会议通知要提前以书面形式送达，会前还要用电话联系以确定出席人员。
会前要准备好会议材料。第一次组委会会议题为：
①确定组委会组成人员，确定主任、副主席，各组成单位的联系人；
②汇报邮展工作方案，征求相关单位的意见，通过有关文件；
③确定组委会职责，同时可征集特别奖。
如有缺席者，会后应及时通告会议情况，并将所有文件送上，以尽快确定缺席单位参加组委会的人选、联系人员。
组委会会议的会场、服务性工作应完善，如有可能，可准备若干纪念品。
在邮展筹备过程中，如遇有重要事项需研究确定，应及时召开组委会会议。为了使邮展工作顺利开幕和实施，在邮展组委会成立后，应立即组建邮展执委会。执委会内设各个工作小组以便开展工作。
3、邮展工作方案的拟定
为使邮展筹备工作顺利进行，同时需向有关单位、协作部门介绍情况，应预先拟定邮展的工作方案。此方案应在第一次组委会会议上交与会者讨论。
工作方案内应包括情况介绍，比如参与单位，目前的筹备工作、需要共同商议的问题等。还包括：
①邮展的名称；
②邮展的举办时间；
③邮展期间的活动，并将各种活动的目的、规模、方式等详细注明；
④邮展的规模、类别、要求、奖级、可展出品、不可展出品、展品征集的要求、时间限制等。
⑤邮展的组织机构；
⑥评审委员会有关情况；
⑦邮展办公室地点、联系人；
⑧为邮展发行的邮品。
为使广大集邮者、集邮工作者及时了解邮展的宗旨，及如何参展等有关事项，应及时下发邮展通知。
①发放范围，一般为组成组委会的主办单位的下级机构。比如’93中华全国集邮展览主办单位共15个，除北京市政府、总政文化部、中央党史研究室、中国革命博物馆、中国历史博物馆下列下级单位外，各省邮电管理局、集邮协会、工、青、妇组织、新华社分社等均应列为发放单位。
另外，与邮展有关的上级领导及相关单位为抄送单位，如邮电部办公厅、邮政总局、保卫司及有关部门等。
②邮展宗旨，包括邮展的主题、性质。
③邮展名称、时间、地点、规模。
④组织领导情况，包括邮展组委会、评审委员会、征集工作负责人员等。
⑤邮展期间的有关活动。
⑥邮展办公室、地址、电话、联系人。
⑦参展程序及要求，包括参展报名方式、地点、时限，青少年类应明确划分年龄组，文献类应规定展出形式及年限。
4、邮展准备的前期工作
确定展名
对邮展的命名是邮展筹备过程中的一项重要工作，邮展名称 、中心内容。命名方法有如下几类：
①以邮展举办的时间与地点命名。这是通用的命名法，特别是在FIP邮展中极为常见。例如英国1990年为纪念黑便士发行150周年所举办的邮展，“’90伦敦世界邮票展览”(Stamp World London’90),此类命名还反映了邮展级别。
有些还标明所举办的届数，这是系列性邮展的命名法，比如“第六届国际集邮展览”华盛顿’96（Sixth International Philatelic Exhibition Waisaington）。
②以展出内容命名。比如1994年1月在丹麦举办的国际邮展，主要展出文献和现代集邮沙龙两大类，因此名称为“国际集邮文献和现代集邮沙龙展览”（International Philatelic Exhibition Mophila and Literature）；1988年卢森堡举办的邮展称“卢森堡第九届青少年国际邮展”。
③以展出目的命名。很多邮展都有鲜明的纪念意见，比如我国1989年举办的“中华人民共和国成立40周年全国邮展。”有些展览还以副标题形式突出邮展目的，比如“’93年中华全国集邮展览·纪念毛泽东同志诞辰100周年”。
④一些非竞赛性邮展的命名多以参展国家或个人名称命名。比如1985年在北京举办的“印度集邮展览”；有的为一些会议的附属展，比如“亚洲执委会集邮展览”等。
如何对邮展加以命名，并没有严格的限制，原则上名称应精练、准确、醒目、突出中心。
另外，邮展的名称常有全称与简称之分，特别是在IFP邮展中，简称十分普遍，一般只有时间和地点两部分，比如丹麦举办的邮展称为“HAFNIA’94”，前者特指哥本哈根，后者为时间。
确定展期
展期是指自邮展开幕日至闭幕日持续展出时间，其计算单位为天。
不同规模及性质的邮展的展期有所不同。按照有关规定，世界邮展的展期为10天，国际邮展的展期为7天。其它国际性邮展可根据具体情况确定展期。
国家级邮展展期一般为10天。省级及以下规模邮展展期可视具体情况需要而定。这些邮展的展期可长可短，如系宣传性邮展，其展期可适当安排长一些。
在安排展期时，要考虑布展及撤展，因此应适当增加3天左右的时间。
由于特殊需要，如开幕式等占用时间，在对外公布展期时应明确讲明实际接待参观者的时间及闭馆时间。
近期邮展展出时间正在减少。不少世界邮展或洲际邮展时间已减少为5-7天。
确定规模
指邮展展出展品的数量，以展出的标准框计数。
各种不同性质的邮展有相应规模的规定。FIP综合世界邮展的规模为2500框到4500框，FIP特殊世界邮展规模为1000框至2000框。如有例外，须报经FIP理事会批准。以上展框数仅供竞赛性展品使用。一般情况下，邮展尚需约200框的非竞赛性展品。因此，确定的邮展规模应是所有展品框数的总和。与此同时，邮展还包括文献类及一些资料、实物，这些均放置在展框中展出，在报导时一般只以展框数量为标准。
国家级邮展规模为1500框左右。省以下邮展规模在几百框。其它类型的邮展规模可大可小，没有一定的规定。
确定展出面积
指举办的邮展展品所占展场的平面面积。该面积应从两方面加以计算：①展场面积。指各个展厅的地面面积，可以用场地长度乘以宽度后得出。比如某一展厅长25m、宽20m，国际通用表示法为25m×20m=500㎡。②展场净面积。由于各类建筑物中都有支术、门及各咱辅助设施及设备，另外，安全及防火通道所占面积等，扣除这些面积后可专用于放置展框的面积称展场净面积。在安排展框时，还应考虑参观人员通道及足够的观看空间，实际上展框所占的面积只是展厅中的一部分。
展场内各种因素所需空间情况如下：展场内靠墙壁的防火通道应在0.5m左右；每一行或每一列展框的间隔就为3m的距离；展场内应设立若干4m宽的参展人员疏散通道。综合以上各方面情况，展厅中能够容纳的展框数量大概等于1/2的展场面积，如果有一面积500㎡的展厅，约可容纳250框展品。
另外，一些国家举办邮展时，会把展出框数以面积单位称谓，因为过去国际上一标准展框为1㎡，故将展出的框数用平方米标出。如果展出1000个标准框，也可称1000㎡（1㎡×1000）。但目前新的展框已为1.2㎡，故此称法已不准确。
从事邮展组织工作时，应注意展出面积与展场面积具有不同的概念，在表示时应表达清楚，避免引起误解。
邮展场地
指举办展览所在地。表示两种含义，其一为展场所在的地理位置，比如，某一邮展场地为北京国际展览中心，该场地的表示应以北京市中心天安门为座标点，标出展览中心在天安门的西北五公里处，并应标出附近的主要建筑及交通路线。鞭二指展出地点的具体情况，内容包括展场主要建筑，介绍建筑物楼层、门、窗，以及主要设施，电梯、楼梯、休息室、值班人员办公室、停车场、广场、主要进出口等。还应包括主要展厅情况，各个展厅展出内容，各展厅内的服务设施等情况。
展线
指集邮展览展场内展品的排列走向及参观路线。展线标志应以黑色粗线在邮展目录及有关图表上标出。展线应明显的标出起点、折返点、方向及终点。
展线的起点应在入口面向展品的右侧，即参观者进入展厅后向左拐开始参观。厅展中安置的展框往往有间断或改变走向，因此必须十分清晰地标明参观行走路线，展线的安排应以充分合理使用展场及方便参观者参观为原则。
在展线安排上，为了不影响参观者参观效果，又不使参观者总沿一个方向行走而感到疲劳或厌烦，应使展线在15m至20m长度上有个间断或折拐点。因此，如果展场面积在1000㎡左右，可以先在展场内沿墙四周布满展品，然后再安排场内展框的排列。为了称谓统一，我们将展厅内某一走向的较长的一面称为展厅的长，较短的一面称宽，将较长走向的展框称行、较短走向称列。在确定展线时应根据展场大小合理安排展品的行列布置方式。
展场展线的确定对于展品放置，指导参观等有着较重要意义，确定程序如下：①现场实地勘测，将测得的实际数据精确地标在平面图上；②展线设计，根据展出数量做展线布置方案，特别注意的是在方向上不要搞错；③修改，根据实际情况，考察设计方案可行性，如存在问题进行修改；④确定，最后确定展展。
展框
放置、保护及展示展品的设备，展框分悬挂式和支架式两种，按规定标准展框的净展示面积为1×12.㎡,它的个体由展框内芯、展框外框、双层透明框面、框架及联结件组成。展框的高度以最上沿离地1.9m左右为宜。展框是举办邮展的必要设备，在设计制作展框时，不但对个体构造有一定要求，还要考虑组合效果及保存、运输问题。
对展框的要求首先是安全、可靠，在设计制作时应做到：①展框上要有起保安作用的喑销；展品装入展框后贴片不会从支撑处掉落或发生歪斜现象；②展框个体不致松散；个体展框之间结合牢固稳定，不发生倾斜、倒伏、扭曲现象。
其次，为使展框轻便、科学，在制作展框时应选用新型材料：框体、框架选用新型铝合金材料；框蕊选用轻质、坚挺的薄型合成材料。
为使展框使用方便，要注意拆卸方式灵巧方便。各个结合部分牢固、简便、合理。在外部工艺处理上要整洁、光亮、美观、高雅。
最后，为使展框便于保管、运输，应考虑包装及搬运方式。一般将3—5个展框合为一组包装在一个木箱中。
目前，FIP对邮展展框规格做了明确规定，具体尺寸见图：
在一般邮展中，可以选用不同类型的镜框或展框，但使用时应注意安全、可靠。
展框号
指展厅内每一个展框的标号，以阿拉伯数字表示。
展框号为标明数字的圆形小纸片，贴在展框的某一部位，以表示该框展品的编号。展框号标志应醒目、大小适中，直径经50㎜，美观精致，不影响观展。
展框号在邮展组织工作中有着积极意义。它首先精确无误地表明展场内的展品位置。当展场平面图及展线图绘制完毕后，将展框号正确地连续标在展线图上。在布展装框时，装框人员即可将编好号的展品一一对号入座，正确地装框使展品顺利入位。在卸框时亦可照此办理。展框号的另一作用是指导评委对展品的评价，并且指导参观者顺利参观。因为每一部展品的编号都印在展品目录上，评委及参观者可以按图索骥、方便准确地找到需要观看的展品。
标牌
标明注意事宜的牌子。在展场为了正确指导参观者及有关人员的行动，需要在展场内外设立各种标牌，有如下几类：
①场所标牌。包括停车场、临时邮局、盖戳处、咨询台、留言处、售品部、办公室、休息室、保卫人员值班室等等必设场所的标牌。
②行走路线示意牌。为引导人员正确参观行走的路线示意牌，包括入口、拐弯、折返、出口等。
③注意事项牌。提醒参观者行为规范的标牌：“禁止吸烟”、“禁止拍照”、“请勿摸碰”，以及从安全角度出发的“请勿拥护”等。
④展品分类牌。如竞赛性展品、非竞赛性展品、官方类、评审委员类、竞赛性展品的各个类别等。应以邮展所设立的类别为准，不可遗漏。
标牌的设立应以醒目、规范、稳定、美观为准。其内容可用文字，也可用图画表示。
展柜
指展示特殊展品的柜子。
在各类邮展中，有些展品不宜在展框中展出，如一些实物、背包袱、奖牌，以及集邮文献等展品。因此，要求展场配备一部分展柜。展柜有两种：一种为立式多层展柜，外面罩有玻璃，展品在柜子中的不同展层上放置；另一种为单层卧式展柜，高度在0.8m左右，封闭式，上面盖有透明玻璃，展品可平放在展柜内。
展柜的要求是安全、方便、美观。展品放置在展柜中，应保证展品不遗失、不损坏。在取放展品时应方便简单，同时还要求展柜制作精美，不影响观感。
展场总体规划
邮展效果如何，很大程度取决于展场的规划。首先应选择交通便利、设施完备、服务齐全、经济合理的展场。
展场总体规划分场内、场外两在部分。场内部分应付：①宣传美化。包括前言牌、花草摆放、展品、展徽展示，领导题词位置（应在重要明显位置），各种贺词、花篮摆放位置，奖牌、特别奖陈列位置。这些都应安排在主厅内。②展品部分。应按展出规模、按类别划分。主厅应放非竞赛类展品及具有宣传意义的展品。其他展厅可根据展场面积，展品数量及性质统筹安排，尽量按传统、收费票（税票）、邮政史、邮政用品、航空、航天、专题、极限、青少年、现代集邮沙龙、文献类安排。每个类别的展品都应有明显的标牌。③辅助部分。场内应设贵宾休息室、邮展展场办公室、评审委员专用房间、宣传声像设备、咨询台、保卫人员休息室等等。④服务设施。包括临时邮局、邮筒、小卖部出售食品、饮料等等。⑤进口与出口。
场外部分应设大广告画、大会标、彩色气球标语、停车场。
为了便于布置展场，组织落实与邮展相关的各项工作，引导参观者参观，在展场场地、展品征集工作基本落实后，应绘制出展场平面图。
展场平面图有三种：展厅平面图，标明进出口，各类展品的排列情况，线上注明展框号，展品类别所在的展区；方位示意图，以主要参照物标明展场的地理位置，如在北京举办邮展，可以天安门为座标中心，绘制示意图；展场总体图，应表示出主要的展品展示场地，同时表明展厅以外的设施，如广场、停车场等。
邮展通知的拟定与下发
为了使邮展顺利的筹办，应拟定下发举办邮展的通知。邮展通知包括所举办邮展的宗旨、时间、地点、规模、展品类别、联系电话、电子邮箱及相关事项。（附某一邮展通知）
5、邮展准备的中期工作
邮展实施进程表
为了使邮展的筹备工作顺利进展，根据需要落实的总体工作制定总进度表。总进度表上只列主要和大型活动的准备时间及完成时间，具体负责人等。如拟定邮展通知和规则的起止时间，筹备组委会所需时间，组委会首次会议时间，征集展品起止时间，邮展开、闭幕时间等。
为使邮展的各项重要活动按计划完成，还应就每项工作制定专门的实施进程表。比如邮展目录的设计、编辑、印制进程表，包括设计稿确定的时间，文字稿、图稿等内容的定稿时间，排版、校稿时间表，印刷时间表，最后制成时限等。同时注明承办人及印厂名称。
另外，还需制定专一的活动安排表。如邮展开幕后每一天的活动表，要将每一天的活动内容、时间、地点、参加人员、负责人员、行动方式等详细列表。
邮展期间活动很多，还应针对不同对象制定活动安排表，如邮展期间评审委员活动安排表；邮展征集员活动安排表等等。
以上各种活动安排表的制定应详细、具体、充实，在时间上留有余地。有关负责人根据制表内容检查落实情况，以确保工作按计划完成。如在实施过程中出现偏差和贻误，应及时予以弥补和调整。
为使邮展期间大型活动实施方案圆满完成，还应对所有大型活动制定实施方案。内容包括：①活动的主要内容；②每项活动的程序及时间安排；③实施时所需的工作岗位及落实工作人员；④每个岗位所承担的任务及所需要的各方面条件；⑤活动的指挥，协调负责人。
实施方案要求细微、严密。在制定方案时，特别注意落实安全措施，预先与安全保卫部门、场馆方面的负责人及工作人员做好协调配合工作，共同完成好活动的组织工作。
奖品及设计制作
各类不同规模、性质的邮展所设奖品不同。奖品包括：
⑴荣誉大奖 专为锦标赛级展品设立的最高奖，仅设一个。
⑵国际大奖 综合世界及综合国际邮展中设立的奖级，水平超过大金奖，奖给展品主题与邮展举办者无关的送展者，设1—2个。
⑶国家大奖 综合世界邮展中设立的奖级，其水平超过大金奖，奖给展品主题与邮展举办者有关的展品的送展者，设立1—2个。
⑷邮展大奖 设于特殊世界邮展或国际邮展中超过大金奖水平的奖级。
以上大奖采用具有一定价值的名贵工艺品。任何展品只能获得大奖一次。
⑸大多次；
⑹金奖；
⑺大镀金奖；
⑻镀金奖；
⑼大银奖；
⑽银奖；
⑾镀银奖（大铜奖）；
⑿铜奖。
以上为FIP邮展在通常情况下设立的奖级。其中镀银奖也称银铜奖，有的邮展设大铜奖，原则上奖给获65—69分之间的展品作者。
根据FIP集邮展览规定，可设立FIP奖，奖给在集邮活动中有一定贡献，或在收藏方面有十分杰出成绩的人。
全国性邮展所设奖品应从大金奖到铜奖。
在省或省级以下邮展中，可视邮展的规模或性质设奖，一般设三个级别或五个级别奖即可。
险些以后，社会各部门、团体、个人均可向邮展组委捐赠特别奖。该奖亦将通过评委会，根据损助人的意愿，授予获得高奖的展品作者。
对于非竞赛性展品，可授予纪念奖。奖品可以是奖旗、奖状或工艺品。
FIP有关规定中对高级别奖牌曾明确的质地要求。如大金奖纯度不低于14K（58%），其中至少含纯金10克。但近几年一些国家举办邮展时已不再严格按此要求制作奖牌了。
从目前见到的奖牌，有如下不同形式：
①几何图形式，如圆形、正方形、六角形等。
②镶嵌式，将贵金属或由贵金属电镀的几何图形的奖牌镶嵌在金属、石质等载体上。
③立体造型式，合金铸造、抛光处理；
④名贵工艺品。可选择金丝镶嵌、景泰蓝、瓷质、玉质等传统或现代工艺品。
奖牌的设计要求：①突出邮展的名称、宗旨、主题、展出时间、地点，主图应鲜明，并有获奖人名位置；②奖牌应体现一个国家的政治、经济、文化状况，具有民族特色；③制作精良，采取先进工艺，先进设备和技术制作；④包装讲究，有各类牌的区别标志。
如下程序可做为奖牌制作工作的参考：①设计；②审稿；③修改定稿；④估算价格与联系厂家；⑤签定合同。合同应详细注明制作要求、价格、交货时限、交货方式、各自应承担的责任等等。考虑到奖牌的照片将刊登在邮展目录上，因此至少应在开展前3个月将奖牌制作完毕。因此奖牌应在邮展开幕前的12个月即开始设计工作。
各级奖牌的设置与参赛展品总数的比例，应视不同规模、不同性质的邮展而定。在FIP及全国性邮展中奖牌设置比例如下：大金奖3%；金奖7%；镀金奖15%；大银奖20%；银奖25%；镀银奖20%；铜奖10%。在设置上应留有余地，以免发生数量不够现象。
国际大奖、荣誉大奖、国家大奖的奖品均为具有一定价值的名贵工艺品。在设置时应考虑到不同民族的习惯，以免发生不愉快事件。在奖品设置上，还应及时安排特别奖的征集工作。
证书的设计印制
举办邮展所需证书种类较多，如工作人员证书，评审委员证书，及参展或获奖证书等。
证书的设计及印制可简可繁，视不同规模的邮展而定，但主要形式有两种，单一型的纸质证书，用质地优良的纸印制，大小可分为32开或16开；带有内蕊及硬质材料制作外壳的折式证书。
证书上应有邮展名称、书写获奖人员姓名的位置及邮展组委会、评委会负责人签字及盖章的位置。证书上应印一些精美图案，以突出其艺术性。
报名表格
为使展品征集工作顺利进行，应向各相关国家、地区、组织寄发报名表，报名表所用文字应为FIP通用语言。报名表上应有序号、报名者姓名、展出使用名、所在国、地区集邮组织，性别、职业、展品名称、类别、框数、片数、曾获奖级等详尽栏目。还应有征集员签名处及办理交接手续的栏目。
报名表格印好后，应提前寄出。寄发时应作登记，将寄达国家、地区、组织、寄出数量、寄出日期详细纪录在案，并在表格上明确注明寄回的日期限制。
组委会专用信封、信纸
在邮展组织工作中，往往需要多次信函联系，因而应设计印制专用信封、信笺。信封应按国际标准尺寸印制大、中、上不同规格。此类封一般为邮政公事封，因而应提前向主管部门提出申请。在封上可印有邮展标识，比如展徽、吉祥物图案，并有组委会的详细地址。
为了加强宣传，还可印制专用封口纸、亦可印成大小不同规格。封口纸上可印邮展名称及展徽、吉祥物图案。
展品专用封套
参展展品应有封装用品。封装用品应采用较牢固的纸张印制，以能装入国际标准贴片为准。在封套上应印有参展人姓名、所在组织及展品名、框号等内容。
印鉴的刻制及管理
举办邮展应予先刻制印鉴，包括组委会和评委会两种，后者也可不刻。
印鉴的制作应及时，注意设计的规范、严肃。刻制前应备好主管部门的介绍证明信，经管理部门批准后到专业刻印部门刻制。印鉴刻制后经检查合格无误后，交由专人管理使用。
题词、致词
为了扩大影响，提高邮展的重要性，在举办邮展时需请有关领导人致词、题词。题词、致词者应视不同规模、性质的邮展而定。举办FIP邮展，如有条件可请国家元首、政府首脑及其他领导人题词、致词，亦可请邮政主管人员题词、致词。
在请有关人士题词、致词前，应认真拟写好词稿，词稿应精练，突出主题并具艺术性，字数不亦过多。题词、致词往往需要印在邮票宣传材料或目录上，题词还需要装裱，因此需要提前邀请。
开幕、闭幕词拟定
在邮展开幕式上，需要由组委会主任或其他领导人致开幕词；在闭幕会上，亦需有人致闭幕词。因而，需将开幕、闭幕词预先拟定好，开幕词内容主要包括所举办邮展的宗旨、意义、邮展内容及主要展品、参展者情况，同时应有对来宾的欢迎之意及对相关人员的致谢之词。开幕词字数不必太多，大约五百官左右即可，拟词应精练、热情、气氛高昂。
闭幕词主要包括宣布邮展圆满成功，主要成果，表达对来宾的欢送之意。拟词应精练、热情。闭幕会往往与发奖会结合召开，因此要协调安排好。
完成评审委员会的组建及下发邮展特别规则
邮展准备的中期工作重点是完成评审委员会的组成工作。在组建中，要按照相关规定，做好聘任、组成、公布等各项工作。
为了使邮展评审工作顺利完成，在适当时候公布为该次邮展拟定的评审规则。
6、邮展准备的后期工作
装框
展品装框是展场布置的最主要工作。在装框之前，应预先制定实施方案，实施程序为：①安装展框，按展场平面图及展线图，将所有展框就位。就位后要认真检查是否有错行、错号、缺号、重号等现象，然后与实际展品数量核对，确保无误后，可安排有关人员上框；②画好装框图，根据不同参展者的展品所在的位置、将展品按框号图分配就绪，然后将展框号及所在位置交装框人员；③装框，装框人员应首先核对分配的装框号与实际框号的位置、数量以及相连的展框号，如确定无误，可进一步检查展框是否完好，然后按顺序装框。装框后还应认真核实框号的顺序、展品贴片顺序及展品是否完整无缺，待全部无误后，锁好展框。
全部展品装框后，可有专人与保卫人员共同在场内认真核实整理。检查是否有空框、展品布置是否端正、所有展框是否完好、是否全部锁好，各框之间的连接是否就位牢固、稳定，各类标牌是否完备无误。如一切完好，即完成装框工作，可将展场的安全保卫工作移交给保安人员。
展场布置
展品装框的同时，可对展场内部进行整体布置。展场入口处可放置前言或致词，如有空间，两边可放置领导题词、各类奖品等。适当放置一些鲜花、宣传画等。展场内的效果应整洁、高雅、热烈。同时应考虑参观者的流动空间，照明应适度，防止强光、阳光直射展品，以能看清说明文字为适当。在展场全部布置好后，请主管人员进行最后检查，确保无差错。
展场外布置
对展厅外部同样做好布置。应在展场的最明显处安置展名横标，横标应醒目、有气势。在展场外的适当位置可放置大型海报、花坛、彩旗。展场外上空可悬挂气球标语，营造气氛。安置好流动邮局、邮箱、售品部，这里是参观者必到之处，要有足够空间。此外注意休息、停车等设施。所有设施的设置，应以合理、适用、方便、整齐有序为原则。
邮展期间大型活动的组织
邮展期间，经常会配合邮展的举办，组织各类大型活动，以充分发挥邮展的效能。
开幕式
邮展开幕式是邮展的开始，必须组织好以便有良好的开端；参加开幕式的人员包括有关领导、社会知名人士、社会各界人士，因此必须安排得体、细微周到，不应出现疏漏。
开幕式可安排在上午10时左右开始。为防止杂乱，在开幕式举行时，不要接待一般参观人员。为此应在广告牌或参观券上注明正式参观的开始时间。
开幕式上，应做好接待和仪式的顺利进行两项工作。为了做好接待工作，要预先制定方案，确定工作岗位及工作人员。比如，大门口应有接应人员，大门内有接待人员。对于出席开幕式的重要领导人员、社会知名人士、贵宾等，如有条件，可另行安排入口和休息室。同时要安排好贵宾的秘书或随行人员。
为使开幕式成功举办，预先应将各项工作安排好，比如开幕式所需的礼仪人员、音像设备、剪彩工作等。
开幕式主持人应首先介绍出席开幕式的人员情况，再由组委会负责人致词，然后可请主要领导人和重要贵宾剪彩。组织者应安排专人陪同主要领导者或社会知名人士参观展品。
在开幕式上，可设签到处、纪念品发放处，如有条件，可请来宾题词留言。同时应准备好新闻稿交新闻界，做好宣传工作。为了方便观众参观，可以将开幕仪式安排在下午，上午可以接待人们参观购物，这样可以防止造成紧张、失控局面。
参观专场
为了扩大邮展影响，使不便参观者也能前来观看邮展，可在适当时间，组织各界人士参观专场。专场可以安排各界领导人、学生、部队人员，利用晚间或周日进行参观。
各类专场都应预先做好安排，其程序为①与主管部门联系，如举办学生专场，可与教育部门联系，安排好时间；②参观请柬、票证等预先发到相关单位；③做好接待工作，如陪同参观、讲解等；④做好纪念品出售发放工作；⑤如需请一些参观者题词、作画，要事先做好准备；⑥掌握重要人物出席情况，做好重点接待工作；⑦做好安全保卫、新闻宣传工作。
学术报告
为了促进交流，在邮展期间可组织各类不同主题的交流、报告会，比如为青少年举办集邮报告会，交流如何提高集邮水平的经验等。
对于活动的举办应预先做好准备：①报告会的材料，征文材料要提早着手，经过选择确定后打印成册；②安排落实场地，做好会场的准备工作，落实工作人员，制定好会议议程；③组织好与会人员，预先发放票券；④如果参加者中有国外集邮者，应安排好翻译。
闭幕发奖会
闭幕发奖会是邮展的结束，可视邮展性质、规模来安排。闭幕发奖会可采用各种不同形式，场地可安排在大型剧场或礼堂，也可以采取酒会形式。在各种形式的发奖仪式上，都应注意如下事项：①选择场地后，布置好会场，要布置好会标、主席台，会场布置应热烈隆重；②组织好出席人员，要提前发送入场券、请柬；③安排好贵宾休息室、停车场地，相关人员休息室，搞好接待工作；④精心安排好发奖程序，由于发奖项目较多，要预先把各类奖品正确分类，分批进行发奖，为了不致发生错乱，要有专人负责分奖，并安排好发奖人、领奖人。发奖时可先发低奖，后发高奖；先发非竞赛性奖，后发竞赛性奖，为了不至出现混乱、发错奖情况，要把颁奖人、获奖人、奖品准确编号，一一对准，准确有序地分批颁发。如出现发错现象，不要在现场调换，可在下面或会后调换；⑤配合发奖活动，可安排一些高质量的文艺活动，如在大会场，可安排电影或其它演出。如在小会场，可安排室内乐演出。演出节目以短小、高雅为准，也可安排舞会。
为了搞好宣传，要准备好新闻稿报道报，并请新闻单位协助做好宣传工作。
在所有大型活动中，要安排好来宾的接待工作，如有外宾，一定要注意将夫人与来宾安排的位置在一起，以免造成夫人与先生分开座的现象。
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