四、会议的筹备
　　
　　在举办重大邮展时，特别是在法定时间内，要安排多种会议，因此邮展组织者不但要做好邮展工作，还要做好各种会议的筹备工作。
　　1、FIP代表大会的筹备
　　根据FIP有关规定，自1994年开始，每两年召开一次代表大会，开会的时间与地点提前3年确定。同样，亚洲集邮联合会代表大会相应每两年召开一次，但如遇特殊情况可做调整。代表大会一般安排在举办最大规模的世界或国际邮展的同时、同地召开。目前，FIP共有83个会员组织，FIAP共有31个会员组织。
　　代表团组成
　　按规定，每一会员组织参加代表大会的代表团人数不得超过2人，每一代表团有一票表决权。除正式代表外，每一会员组织还可派两名观察员出席会议。
　　出席代表大会人员的姓名、住址应于大会召开前至少1个月以书面形式交FIP或洲级集邮联合会秘书处。如未能及时报名，则有可能丧失表决权。
　　如某个会员组织不能参加代表大会，在征得另一代表团同意后，可以委托其作为代理人出席大会。接受委托的代理人，应于大会召开前一个月，用书面形式通告交FIP或洲级集邮联合会秘书处。一个代表团只能做一个会员组织的代表。
　　如因病或其他原因，原定正式代表不能准时出席时，可以在已提交FIP或洲级集邮组织参会人名单中委任一名替代人员。
　　其他可出席大会人员
　　FIP理事及各委员会主席可以当选人资格出席大会；荣誉会员、准会员组织代表，公认的专家、特邀代表，及获准出席会议的观察员；可以咨询员资格应邀出席大会。
　　会议通知书包括如下内容：会议议程，理事会报告，各集邮委员会报告，专家报告，财务收支报告和审计报告，下一年度资金预算。
　　大会议案
　　会员组织有权提出议案以要求代表大会进行处理。所有议案应在大会召开前5个月以书面形式提交大会秘书处；紧急议案可经理事会同意后，尽可能在大会开幕前以书面形式发给大会代表。如已有决议，再行提交的议案只能在下届代表大会之前提出，本届大会不再受理。
　　选举
　　FIP代表大会应以无记名投票方式选出主席1名，副主席3名，理事5名，财务审计若干名。
　　大会表决时，有效法定人数为所有表决权的50%以上的人数。
　　如系非选举性表决，发生同意及不同意票数相等的情况时，大会主席享有决定权的一票。但如系选举投票，主席不享受此权力，如果同意与反对票相同时，则应再行投票选举。
　　如果要修改章程，则应有2/3以上的法定人数参加表决，如获多数同意票即可通过。
　　大会记录用语言
　　大会用语为法、德、英、西班牙和俄语5种语种。
　　2、其他会议
　　在举办大型邮展期间，除召开FIP代表大会或洲级集邮联合会代表大会外，还可能召开理事会、各专门技术委员会会议。同时，国际邮票商联合会等组织也可能将召开代表大会或理事会。邮展组织者应预先与这些国际组织取得联系，做好会议的筹备工作。
　　会议的经费由相关组织提供。邮展组织者应预先就代表的入关、居住、交通、会议场所、会务服务、新闻报导等各项工作做好准备。
　　

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